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会社文書の保存期間は?

会社で取り扱われる書類には、種類に応じて保存期間が法律で定められていることを知っていますか?ここは、会社書類の正しい保存期間や、ビジネス文書を効率的に保存できるワークフローシステムについて紹介します。

会社文書(書類)の保存期間は法律で決まっている

会社文書の種類

証憑書類

ビジネス関連の書類は、法人税法によって一定期間の保存が義務付けられています。とくに経理関係の書類には保存期間が規定されているものが多く、経理書類は大きく2種類に分けられます。経理書類のうち、社内外での取引実績を記録し、その取引の真正性を証明するための書類は証憑書類と呼ばれます。証憑書類の具体例としては、社内取引における納品書、発注書、請求書の控えなどが挙げられます。社外取引に関しては、注文書、商品受領書、領収書などが証憑書類にあたります。

帳票書類

証憑書類のほかに、経理書類には帳票書類と呼ばれるものもあります。帳票書類は会社と店舗の間で生じた取引に関する記録で、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、買掛帳、売掛帳といった帳票や、入出金伝票、見積書、請求書や納品書、領収書といった伝票がそれに該当します。

法人税法で定められた保存期間

以下に、法人税法で保存が義務付けられている会社文書の種類について、保存期間別にまとめて紹介します。

永久保存が必要な書類

総務書類

人事書類

経理書類

保存期間が30年間の書類

人事書類

保存期間が10年間の書類

総務書類

経理書類

保存期間が7年間の書類

経理書類

保存期間が5年間の書類

経理書類

人事書類

総務書類

保存期間が3年間の書類

人事書類

総務書類

保存期間が1〜2年間の書類

人事書類

総務書類

会社文書を効率的に保存するにはワークフローシステムの導入がおすすめ

上述の通り、法律で保存が義務付けられている会社文書を極めて多岐にわたり、一つひとつの文書を紙文書として保存するのは人件費や手間、スペースなど様々な面で非常に非効率的といえます。ワークフローシステムを導入して、これらの文書を電子化すれば、保存にかかる手間やコスト、業務負担を大幅に効率化できます。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

業務フローのペーパレス化
Streamline
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引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
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IT統制の強化
Gluegent Flow
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引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化
intra-mart
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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