ワークフローとは？
ワークフローシステムは、業務効率化を考えるうえで非常に重要なシステムです。ここでは、そもそもワークフローとは何かを解説したうえで、企業がワークフローシステムを導入する主なメリットをまとめて紹介します。
そもそも「ワークフロー」とは？
業務において「申請」と「承認」が必要な一連のプロセス
ワークフロー（Workflow）は、直訳すると「仕事の流れ」という意味になる通り、企業活動における一連の業務手続きのことをワークフローと呼びます。例えば、仕事に必要な備品を会社の経費で購入するケースを考えてみましょう。実際のビジネスシーンでは、「購入価格が1万円以下の場合は上司の承認のみOK」「1万円〜10万円なら上司と経理部担当の承認が必要」「10万円以上なら上司と経理部担当、さらに経理部主任のすべてから承認が必要」というように、「誰が」「どのような理由で」「誰の責任で」「何をするのか」が明確化されています。このような一連の申請・承認プロセスをワークフローと呼びます。
ワークフローの自動化＝業務効率化
申請と承認を必要とするこのワークフローを自動化するためのソリューションが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムを導入すると、それまで紙の申請書やハンコを使って行っていた承認業務がオンライン上で行えるようになります。スマホやタブレットを使えば社内外問わずいつでもどこからでも申請が可能で、申請データを電子化されて保存されるため保存場所も必要なければ情報漏洩などのリスクもありません。ワークフローシステムは日常のルーティン業務を効率化するうえで非常に効果的なツールといえます。
ワークフローシステム導入のメリット
業務プロセスの可視化と効率化
ワークフローシステムを導入する最大のメリットは、上述した通り業務プロセスの効率化にあります。さらに、紙文書と違ってワークフローシステムでは編集履歴が残り、「いつ」「誰が」「この文書を閲覧or編集したのか」がいつでも簡単に確認できるため、文書改ざんなどのトラブルを未然に防げます。さらに、システムによっては申請書の必須入力項目の自動チェック機能なども付いているため、ヒューマンエラー発生リスクの低減にもつながります。
コンプライアンス・ガバナンスの強化
業務効率化の観点だけでなく、ワークフローシステムの導入には企業の内部統制を強化するというメリットもあります。ワークフローシステム上で申請・承認業務を一元管理する際には、社員一人ひとりに細かくアクセス権限を設定できるため、情報漏洩といった社内トラブル発生のリスクを未然に防げます。もしもトラブルが発生した際にも、システムログを確認すれば「誰が」「いつ」「何を見ていたのか」がすぐにわかるため、トラブルの早期発見・早期対応も可能です。
まとめ
ワークフローは日頃の企業活動のなかで頻発する申請〜承認プロセスで、システム導入によりこの手続きを自動化できれば大幅な業務効率化およびコーポレートガバナンスの強化につながります。確かな導入効果を得るためには、自社に合ったワークフローシステムを見極めることが大切です。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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