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電子帳簿保存法とは?

ワークフローシステムを導入する際に理解しておきたいのが、2022年1月に改正された「電子帳簿保存法」です。ここでは、電子帳簿保存法の特徴を紹介したうえで、法律に対応するメリットをまとめて解説します。

電子帳簿保存法の特徴

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や国税関係書類を電子データとして保存することを認めた法律で、1998年の税制改正の一環として制定・施行されました。制定当時の時代背景としては、各産業分野でデジタル化が進み、企業も税務や労務、法務、会計といった各部門においてインターネット技術を駆使した業務効率化やコスト削減を目指していました。同法については2021年1月に改正され、電子データの保存用件が大幅に緩和されたことで、会社文書をより簡単に電子化できるようになりました。

電子帳簿保存法に対応するメリット

リモートワークの推進と業務効率化

改正版電子帳簿保存法に対応することは、コンプライアンス遵守の観点のみでなく、業務効率化を推進することからも企業にとってメリットの大きい試みといえます。紙文書を用いた従来の帳簿管理では、書類の保管場所や保管担当者を設けなければならない他、後から書類を検索するのも一苦労で、場合によっては重要書類の紛失といったリスクもありました。この帳票管理を電子化することで、保存も検索も簡単になり、セキュリティの強化にもつながります。

内部統制・コンプライアンスの強化

上述のセキュリティ強化にも関連しますが、帳票管理の電子化は自社のガバナンス体制強化にもつながります。帳簿管理を電子化するために導入するワークフローシステムなどの業務システムには、社員一人ひとりにアクセス権限を設定できる機能がついており、それぞれの会社文書について必要な人だけが閲覧もしくは編集できる環境を作れます。これによって情報漏洩や改ざんといったリスクを未然に防止、会社の内部統制強化を実現できます。

電子帳簿保存法に対応できるワークフローシステムの見極め方

電子化する書類を明確にする

社内で保存している各種帳簿を電子化するためには、自社に合ったワークフローシステムを選び抜く必要があります。システム選びに失敗しない為にも、まずは自社の会社文書のなかから電子化したい書類を明確にしておきましょう。ワークフローシステムによって電子化に対応している文書の種類に差があるため、あらかじめ自社が電子化したい書類や帳簿を洗い出したうえで、それらの電子化に対応しているワークフローシステムを選ぶ必要があります。

現行の外部システムとの連携を確かめる

次に、すでに社内で導入・運用している他社の業務システムがある企業の場合は、新たに導入するワークフローシステムと既存の社内システム・アプリと相性の良さを確認しておくことも大切です。ワークフローシステムによって外部連携に対応している他社システムの数や種類にはばらつきがあり、場合によっては既存システムに改修を加えなけえればならないケースもあります。これから新たにワークフローシステムを導入する企業は、すでに運用している社内システムやアプリとの親和性が高い製品を選びましょう。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

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IT統制の強化
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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