ワークフローシステムの基礎知識

ワークフローシステムの導入を考えているのであれば、システムの種類やメリット・デメリット導入のタイミングなどの基本知識を知っておいた方がよいでしょう。ここでは、ワークフローシステムのスムーズな導入や有効活用に役立つ基礎知識を5つ紹介します。システム導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

ワークフローシステム導入のメリット・デメリット

ワークフローシステムの導入には、紙文書を用いた従来の申請・承認業務と比べて業務負担やコスト削減、さらには企業の内部統制強化につながるといったメリットがあります。一方で、場合によっては「自社の業務フローに合わない」「うまく使いこなせない」といったケースも起こり得ます。ワークフローシステムを選ぶ際のポイントを知っておきましょう。

ワークフローシステム導入の
メリット・デメリットを
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オンプレミス型とクラウド型の違い

ワークフローシステムに限らず、システムには大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に分けられます。オンプレミス型システムはカスタマイズ性やセキュリティ性に優れているものの、導入や運用に多くの手間や費用がかかるのがデメリットです。近年ではインターネット技術の普及に伴い、低コストで導入・運用できるクラウド型システムの利用も増えています。

「オンプレミス型」の
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ワークフローシステムの導入に失敗しないために

ワークフローシステムの導入に関しては、「自社に合ったシステムを選べない」「システムの操作が難しくて使いこなせない」「他の業務システムと連携が取れない」など代表的な失敗例があります。ワークフローシステムの導入効果を得られるように、システム選定時にあらかじめ注意しておくべきポイントをまとめて紹介します。

ワークフローシステム導入の
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ワークフローシステム導入のタイミングとは

「企業のDX化が重要なのは何となくわかるけど、いつワークフローシステムを導入すれば良いのかが分からない」という企業や担当者も少なくないでしょう。ここでは、ワークフローシステムの導入効果をとくに得られやすいと考えられる代表的なケースを3つ紹介します。自社の状況と照らし合わせ、どのタイミングでシステムを導入すべきなのかを考えましょう。

企業のワークフローシステム
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ワークフローシステムと他ツールの違いとは

ワークフローシステムについて調べていると、「プロジェクト管理ツール」や「グループウェア」、「BPMツール」といった類似のツールやサービスをよく目にします。これらは一見とてもよく似たものに思えますが、実際はそれぞれに果たす役割やもたらす効果が異なります。ここでは「ワークフローシステム」「プロジェクト管理ツール」「グループウェア」「BPMツール」の4つのソリューションについて、それぞれの違いを比較しながら紹介します。

ワークフローシステムと
BPMなどの他ツールとの違いを
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ワークフローシステムの費用相場とは？

ワークフローシステムを導入する際に発生する費用は、初期費用とランニング費用の2つに分けることができます。クラウド型とオンプレミス型では、発生する初期費用やランニングコストの価格にそれぞれ違いが見られます。

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ワークフロー運用のポイントとは？

ワークフローを運用する前に、社内のルールを見直しておきましょう。そのままスタートしてしまうと、うまく活用できなかったり、従来よりも手間がかかることになりかねません。ワークフローをうまく運用すると業務の効率化やミスを減らし、業務をスムーズに進行することができます。ワークフロー運用のポイントとは？ポイントについて解説していますので、参考にしてください。

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オープンソースのワークフローシステムとは？

オープンソースのワークフローシステムの導入には、コストの削減やカスタマイズが可能などさまざまなメリットがありますので、導入を検討されるケースも多いのではないでしょうか。しかし、メリットがある反面、専門的なスキルが求められるなどのデメリットもあります。そのため、導入にあたってはメリットとデメリットの両面を知った上で検討を行うことが大切です。

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ワークフローシステムは自作できるのか？

ワークフローシステムの導入にあたっては、「自作」を行う選択肢もあります。自作した場合には、導入コストの削減が可能、自社の業務フローに適したシステムの構築が可能などのメリットが考えられますが、システム構築にあたって時間がかかるなどのデメリットも挙げられます。このようなメリットとデメリットを考えた上で、自作するか専門業者に依頼するかを考えてみてください。

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ワークフローシステムの英語対応が重要なわけとは？

近年、国内企業でも外国人を多く採用していたり、海外に拠点があるなどの理由で英語を使用する機会も増えてきています。このような背景から、ワークフローシステムにおいても英語対応が求められることもあるでしょう。ワークフローシステムの中にも英語に対応しているものもありますので、自社のニーズに合わせて選ぶことがおすすめです。

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ワークフローシステムにおけるセキュリティ対策

ワークフローシステムでは、企業の機密情報や個人情報などを多く扱うことになりますので、セキュリティ対策を十分に行うことが非常に重要といえます。対策の方法としては、アクセス制御やデータ暗号化、セキュリティソフトの導入などさまざまな方法が考えられます。どのような対策が必要なのかをあらかじめ確認しておきましょう。

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製造業でのワークフローシステムの選び方

製造業でワークフローシステムを活用すれば、文書作成や管理業務、申請から承認など様々な業務を効率化することができます。ワークフローシステムを選ぶときには、自社に必要な機能を備えているか、既存システムとスムーズに連携できるかなどをポイントとして絞り込むのがおすすめです。また、ワークフローシステムを導入することは、2024年問題対策のひとつにもなりえます。自社に合うシステムを探しましょう。

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ワークフローシステムで文書管理はできるのか？

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ワークフローシステムで販売管理の効率化は可能？

販売管理における主な業務フローは、受注管理、出荷管理、請求管理、在庫管理、仕入れ管理に分けられます。これらの業務について、ワークフローシステムを導入することによって業務の効率化を図ることは可能なのか、という点についてお答えしています。まずは、販売管理における主な業務フローについて理解していきましょう。

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ワークフローシステムを導入して休暇申請を行うメリットは？

ワークフローシステムを導入して休暇申請を行うと、申請から承認までの工程がスムーズになります。進捗状況をリアルタイムで把握できますし、社外からも申請でき、移動中の申請など時間を効率的に使えます。休暇の管理も簡単です。管理者が業務を調整しやすくなり、残日数などの問い合わせ対応も大幅に削減できます。

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休暇申請を行うメリットは？
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ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
このサイトでは、「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、
おすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
これからワークフローシステムを導入しようかな？と検討している場合はぜひ参考にしてください。