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ワークフローシステムの基礎知識

ワークフローシステムの導入を考えているのであれば、システムの種類やメリット・デメリット導入のタイミングなどの基本知識を知っておいた方がよいでしょう。ここでは、ワークフローシステムのスムーズな導入や有効活用に役立つ基礎知識を5つ紹介します。システム導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

ワークフローシステム導入のメリット・デメリット

ワークフローシステムの導入には、紙文書を用いた従来の申請・承認業務と比べて業務負担やコスト削減、さらには企業の内部統制強化につながるといったメリットがあります。一方で、場合によっては「自社の業務フローに合わない」「うまく使いこなせない」といったケースも起こり得ます。ワークフローシステムを選ぶ際のポイントを知っておきましょう。

オンプレミス型とクラウド型の違い

ワークフローシステムに限らず、システムには大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に分けられます。オンプレミス型システムはカスタマイズ性やセキュリティ性に優れているものの、導入や運用に多くの手間や費用がかかるのがデメリットです。近年ではインターネット技術の普及に伴い、低コストで導入・運用できるクラウド型システムの利用も増えています。

ワークフローシステムの導入に失敗しないために

ワークフローシステムの導入に関しては、「自社に合ったシステムを選べない」「システムの操作が難しくて使いこなせない」「他の業務システムと連携が取れない」など代表的な失敗例があります。ワークフローシステムの導入効果を得られるように、システム選定時にあらかじめ注意しておくべきポイントをまとめて紹介します。

ワークフローシステム導入のタイミングとは

「企業のDX化が重要なのは何となくわかるけど、いつワークフローシステムを導入すれば良いのかが分からない」という企業や担当者も少なくないでしょう。ここでは、ワークフローシステムの導入効果をとくに得られやすいと考えられる代表的なケースを3つ紹介します。自社の状況と照らし合わせ、どのタイミングでシステムを導入すべきなのかを考えましょう。

ワークフローシステムと他ツールの違いとは

ワークフローシステムについて調べていると、「プロジェクト管理ツール」や「グループウェア」、「BPMツール」といった類似のツールやサービスをよく目にします。これらは一見とてもよく似たものに思えますが、実際はそれぞれに果たす役割やもたらす効果が異なります。ここでは「ワークフローシステム」「プロジェクト管理ツール」「グループウェア」「BPMツール」の4つのソリューションについて、それぞれの違いを比較しながら紹介します。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

業務フローのペーパレス化
Streamline
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
  • 業界最安⽔準で利⽤可能※
IT統制の強化
Gluegent Flow
Gluegent Flow
引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化
intra-mart
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
  • 作り変え可のローコード開発
【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
Streamline…紙のフォーマットを電子化できるクラウド型ワークフローサービスのうち、月額費用が最も安いシステム(2022年3月公式サイト調査時点)
Gluegent Flow…Google Workplace / Microsoft365のアプリとして使えるワークフローとして最安(2022年3月公式サイト調査時点)
Intra-mart…グローバルを含めた全社規模の統一基板となるワークフローシステムとしてシェアNo.1※

(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

⾃社の課題をスッキリ解決︕【⽬的別】 ワークフローシステム3選 ⾃社の課題をスッキリ解決︕【⽬的別】 ワークフローシステム3選