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ワークフローシステムで文書管理はできるのか?

申請書や稟議書など、承認を必要とする書類の作成から申請、承認、決裁といった一連の業務を電子化・自動化できるワークフローシステムは、オフィス業務の効率化、DX促進に大きな役割を果たしています。ワークフローシステムを用いて、文書管理を行うことができないか、と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、ワークフローシステムに関する基礎知識として、文書管理に活用できるのか否かを解説しています。ぜひ、参考にしてください。

文書管理とは

企業における文書管理とは、社内に存在するあらゆる書類をどのように整理、保管し、必要に応じて活用するか、そして、不要なものであれば破棄するということです。

例えばエントリーシートや顧客情報、財務表、契約書、マニュアルといった書類をどのように整理し保管するのか、またどのように有効活用するのかといったことが求められます。情報の漏洩や紛失を防止しながら、必要なときに必要な情報をすぐに取り出せるようにすることで、自社のビジネスに有効活用することが最大の目的になります。

ここで述べる文書管理は紙に印刷された書類、電子化されデータとして保存されている書類の双方が対象となります。

文書管理が抱える課題について

企業における文書管理は、面倒で手間のかかるものです。とりわけ、IT化が進む前は、紙に印刷された書類をどのように分類、整理し保管するかまでが時間と人手が必要な仕事でした。加えて、どの情報がどのように保管されているかを全社員が把握できていないということも多く、スムーズに情報の取り出しや閲覧ができないということも珍しくありませんでした。IT化、DX推進によって、そうした課題は少しずつ改善される方向にありますが、まだまだ後回しにされてしまっているという傾向は否めません。

ワークフローシステムで文書管理はできる?

ワークフローシステムは申請書や稟議書などの作成から申請、承認、決裁までを自動化できるというものです。ゆえに、文書管理にも活用できるのではないかと期待をお持ちになる方もいらっしゃることでしょう。その実態を詳しく見ていきましょう。

簡易的な文書管理しかできない

ワークフローシステムのなかには文書管理機能を備えたものもありますが、本格的な文書管理システムには及ばず、簡易的な文書管理なら行えるというレベルに留まっているというのが実情です。

例えば本格的な文書管理システムであれば、文書の記載内容や締め切りが迫っているものなど、より詳細な情報での検索が可能ですが、ワークフローシステムの文書管理機能では作成日やタイトル名の単語といった、限定的な情報での検索なら可能という具合です。

ワークフローに該当する文書のみ管理可能

ワークフローシステムの文書管理機能は、ワークフローに関連する文書であれば管理できるというのが前提です。ワークフローシステムで作成された稟議書や申請書であれば管理可能ですが、例えば社員個人がローカル環境で作成・保存した文書や、別のシステムに保存されている文書などを横断的に管理することはできません。

社内にあるすべての文書をワークフローシステムで管理するということは不可能であり、文書管理システムを別途導入する必要があります。

本格的な文書管理は難しい

近年ではIT化に伴う法改正なども進んでおり、例えば企業が作成する契約書や帳簿などは、電子帳簿保存法やe-文書法に則して保存・管理する必要があります。また、そうした法令は定期的な改正も行われますので、その都度、企業側も対応しなければなりません。

しかし、ワークフローシステムが持つ文書管理機能はあくまで簡易的なものです。文書の改訂履歴を追跡できるタイムスタンプ機能や、文書の更新タイミングに応じて整理する世代管理機能など、本格的な文書管理システムに実装されているような機能までは備わっていません。本格的な文書管理には、文書管理システムが不可欠です。

ワークフローシステムの文書管理機能は、あくまで限定的なもの

一般的なワークフローシステムに備わっている文書管理機能は、あくまで限定的なものというのが実情です。そもそもワークフローシステムとは、承認が必要となる稟議書や申請書などの作成から承認までを効率化するためのものです。付属している文書管理機能は、「おまけ」的なものであり、本格的な文章管理に活用できるという次元のものではありません。

本格的な文書管理を行いたいのであれば、ワークフローシステムと文書管理システムを連携させたり、高機能な文書管理機能を備えたワークフローシステムを導入するといったことが求められます。

   
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