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ワークフローシステムの費用相場とは?

ワークフローシステムとは旅費精算・経費精算・各種申請書などをシステム上で申請・承認できるもので、電子決裁システムなどもこれに含まれています。

ワークフローシステムの「ワークフロー」とは直訳すると「仕事の流れ」のこと。もともとは製造業の作業工程を図式などで表したものでした。
現在では幅広い分野でワークフローは用いられており、ワークフローシステムでは特に業務上で扱う「書類の流れ」をシステム化したものになっています。

ワークフローシステムの導入費用について

ワークフローは業務を効率化させたり改善させることができるメリットの多いシステムです。しかし、ワークフローシステムを導入するにはもちろんのこと初期費用やランニングコストなどの費用が発生します。初期費用は導入開始の際に1度だけ、ランニングコストは使い続けている間ずっと発生する費用を指します。
ワークフローシステムの導入を検討している場合は事前に相場を確かめ、無理のない予算を組んでいきましょう。

初期費用(導入時に1回発生する費用)

ワークフローシステムを導入する際には、その設置の際に1回だけ発生する「初期費用」が必要となります。
しかし、初期費用は導入するワークフローシステムによって料金がさまざまで、0円のところもあれば数百万円かかることもあります。
こうした料金の差は、初期導入の際、必要な設定をどこまで対応してもらうかで変動してきます。マスタ(マスタデータ)設定のための費用が含まれてるかどうか、どの程度のサポートが受けられるかなど、見積もりでしっかり確認しなければなりません。

ランニング費用(毎月発生する費用)

ランニング費用(ランニングコスト)は、運転費用や維持費用を指します。ワークフローシステムを利用する場合には月額による費用として考えることができます。利用するサービスにもよりけりですが、毎月一定額を支払う方法以外に、1年分を一括で支払う方法がある場合には、まとめ払いのほうが安上がりであることがほとんどです。
ランニング費用の内訳には、メンテナンス費用・バージョンアップ費用・サポート費用などが含まれています。

ワークフローシステムのタイプによる違い

ワークフローシステム(電子決裁システム)の費用相場を表した画像

ワークフローシステムには2種類に大別することができます。1つがクラウド型。そして、もう1つがオンプレミス型です。

クラウド型ワークフローシステムはインターネット上で提供されているアプリケーションなどを利用したものです。

一方のオンプレミス型ワークフローシステムは、施設内(on the premises)の名称通り、使用者と同じ社内などに設置されたサーバーやハードウェア・ソフトウェアが利用されています。

両者の違いを明確にするため、ここでは特にクラウド型とオンプレミス型の費用相場に着目してみました。

クラウド型ワークフローシステムの費用相場

クラウド型ワークフローシステムは、クラウドを介してハードウェアやソフトウェアを利用するため、初期費用を抑えられるのが魅力です。
また、ランニングコストも月ごとに1ユーザーあたりの費用であることが多いのも特徴です。必要な人数分だけライセンスを追加していくことができるでしょう。
最初は少人数のスタッフからスタートし、徐々にユーザー数を増やしていきたいときなどにも無駄なく使えて効率的です。

オンプレミス型ワークフローシステムの費用相場

オンプレミス型ワークフローシステムの場合、サーバーを会社の施設の中などに設置しインストールして用います。そのためネットを介するクラウド型よりもセキュリティ面では強みがあります。また、色々なユーザーが幅広く利用しているクラウド型に比べ、自社用にカスタマイズできるのもメリットです。
ただ、オンプレミス型の場合はワークフローシステム設置のための初期費用が高額であるケースが多く、毎月のランニングコストも自社によるメンテナンスが加わるためにこちらも費用が高くつきます。

オプション

ワークフローシステムの導入でかかる費用として、初期費用やランニングコスト以外にも、製品によっては、別途オプションが発生する場合があります。

オプションとしては、サポートサービスや初期設定の代行サービスなどオンボーディングで役立つようなものから、APIのライセンスなど、他のツールとの連携などで活躍をするものもあります。

オプションを付ける場合は、自社で必要なものがなんであるのかを検討をするようにしましょう。

まとめ

初期費用が0円である場合もあり、スピーディーに導入できるクラウド型ワークフローシステム。
初期費用は高額になることはあっても、セキュリティ面やカスタマイズ性に優れているオンプレミス型ワークフローシステム。
それぞれにメリット・デメリットがあります。導入する際はよく比較検討した上で、自社により適したものを選びたいところです。

ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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