ワークフローシステムは自作できるのか？
シンプルなワークフローシステムならば、プログラミングの知識がなくても自作が可能です。ただし、コスト削減のみを目的にワークフローシステムを自作した場合、思わぬデメリットに直面する恐れもあるのでご注意ください。
ここでは、ワークフローシステムを自作する主なメリット・デメリットをご紹介しています。
ワークフローシステムを自作するメリット
ワークフローシステムを自作する主なメリットを3つほど見てみましょう。自作することの最大のメリットは、導入コストや保守運用コストを削減できることではないでしょうか。少しでもコスト削減をしたい企業様は、自作を検討してみると良いでしょう。
導入・保守運用コストの削減
自作する以上、外部のワークフローシステムを導入せずに済むため、導入コストや保守運用コストが削減できます。
ちなみに、外部のワークフローシステムを利用した場合、クラウドなら1ユーザー月額300～500円ほどの利用料金。人数が多く、また長く利用していく予定なら、決して安くないコストがかかります。
オンプレミス型のワークフローシステムの場合はさらに高額で、導入費用が100万円以上かかる上、一般的には別途で月額の保守費用が掛かります。
これらのコストを一切かけずに済む点は、ワークフローシステムを自作するメリットになるでしょう。
自社の業務フローに適したシステムが作れる
自社独自の業務フローに適したワークフローシステムを作れる点も、自作するメリットの1つとなるでしょう。
たとえば、一般的なワークフローでは承認が必要な項目であっても、必ずしも自社では必要ないかもしれません。あるいは、一般的なワークフローにはない自社独自の承認項目があることもあるでしょう。
それら自社独自のフローにあわせたシステムに仕上げられる点は、自作のメリットと言えるのではないでしょうか。
情報漏洩のリスク低減
自作したワークフローシステムは、基本的に自社内のみで運用が完結します。そのため情報の管理がしやすく、結果として情報漏洩のリスクが低減する可能性もあるでしょう。
ただし、自作したワークフローシステムをクラウド上で使用する場合、クラウド自体のセキュリティには注意する必要があります。
ワークフローシステムを自作するデメリット
ワークフローシステムを自作する主なデメリットも見てみましょう。自作の最大のデメリットは、システムを作るための工数・時間が掛かること。システムの製作に時間がかかり本業を圧迫しては本末転倒。自作に要する想定時間から逆算し、本当に自作すべきかどうか考えてみましょう。
工数・時間が必要
シンプルなワークフローシステムならば、特別なプログラミングの知識がなくとも制作可能です。ただし、プログラミングが不要とは言え、社内のワークフローを総合的に把握してシステムに取り込む以上、制作に相応の工数や時間がかかることは避けられないでしょう。
社内のあらゆるワークフローを熟知している人材、および、ある程度のITリテラシーがある人材を指名し、いったん本業から外れてシステム制作に集中できる時間を与えるべきでしょう。
マニュアル類を自社で作る必要
自作したワークフローシステムを社内に浸透させるためには、誰もが見て理解できる操作方法のマニュアル類も制作しなければなりません。できれば、ワークフローシステムを使う社員を集め、操作方法に関する説明会を開いたほうが良いでしょう。
適切なマニュアルを用意できず、かつ説明会の開催もままならない場合、苦労して自作したワークフローシステムが形骸化する恐れがあるのでご注意ください。
トラブル発生時は自分たちで対応
外部の有料ワークフローシステムを利用する場合、何らかのトラブルが発生したときには指定の窓口に問い合わせることで、迅速に解決を図ることができます。
一方で自作したワークフローシステムを利用する場合、発生したトラブルには自社スタッフが対応しなければなりません。そのため解決が遅れたり、場合によっては解決できなかったりする恐れがある点も承知しておくべきでしょう。
まずは、社内にトラブル発生時の問合せ窓口を設置しておく必要があります。
自作・運用に自信がないなら専門業者に相談を
ExcelやGoogleフォーム、各種オープンソースなどを活用すれば、自社にマッチしたワークフローシステムを自作することが可能です。ただし、これらツールを駆使して自社に適したワークフローシステムを作れる人材がいるならば、自作を検討してみることも有効でしょう。
ただし、当記事で説明したデメリットからもイメージできるとおり、ワークフローシステムを自作して運用し続けることは、決して簡単ではありません。自作・運用に自信がないならば、専門業者に依頼することも検討してみましょう。
ワークフローシステム
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