ワークフローシステム導入のタイミング
「ワークフローシステムの重要性は知っているけど、自社にいつ導入すべきか分からない」という方も多いかもしれません。ここでは、企業がワークフローシステムを導入すべき代表的なタイミングについてまとめて紹介します。
ワークフローシステムを導入すべきタイミング
リモートワーク環境下で業務効率化を目指すとき
近年ワークフローシステムの導入を検討し始めた企業の多くが、このケースに当てはまるのではないでしょうか。2020年以降の新型コロナウイルス感染拡大を受け、多くの企業がリモートワークや在宅ワークといった働き方へとシフトしました。リモートワーク環境下でもチームや会社が十分に機能するためには、各種申請や承認業務のオンライン化が必須といえます。これからリモートワークにシフトしたい、あるいは今のリモートワーク環境を改善したいという企業は、施策の一環としてワークフローシステムの導入を考えてはいかがでしょうか。
業務のペーパーレス化を進めるとき
リモートワーク推奨と関連性の高いトピックとして、近年は業務のペーパーレス化が重要視されています。ペーパーレス化には印刷代や郵送費などのコスト削減に加えて、ハンコ承認にかかっていた人件費の削減、さらには紙の消費量を減らすことによる環境保全など、会社にとっても地球全体にとっても大きなメリットがあります。時代の要請に応え、業務のペーパーレス化を推進するのであれば、ワークフローシステムの導入が効果的です。
自社の内部統制を強化するとき
最後に、コーポレートガバナンスの強化を目指す企業にとってもワークフローシステムは役立ちます。紙文書と異なり、ワークフローシステムでは申請・承認に関する書類を電子化して運用するため、書類紛失のリスクがありません。また、社員の所属部署や役職に応じて柔軟にアクセス権限を設定できるため、情報漏洩の防止にも効果があります。内部統制を強化したい企業にとって、ワークフローシステムの導入は効果的なソリューションと言えます。
まとめ
リモートワークや業務の電子化は、今後ますます必要になっていくと予想されます。時代の変化に合わせた柔軟な企業経営にとって、ワークフローシステムをはじめとする業務システムの有効活用は必要不可欠といえます。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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