オンプレorクラウド？ワークフローシステムの選び方
企業向けワークフローシステムを調べていると、「オンプレミス型」「クラウド型」といった用語がよく出てきます。ここでは、オンプレミス型とクラウド型それぞれの特徴やメリット・デメリットについてまとめて紹介します。
オンプレミス型の特徴
「オンプレミス型」とは
「オンプレミス（On-Premise）型」の「Premise」には、日本語で「建物」「構内」という意味があります。そのため、オフィス内に設備を置くように、ネットワークサーバーや通信回線、システム本体などを全て社内で構築・運用する利用形態を「オンプレミス型」と呼びます。場合によっては「オンプレ型」と省略されることも多いこの利用方法は、クラウドサービスが普及するまで主流のシステム導入方法でした。
オンプレミス型のメリット・デメリット
オンプレミス型システムを導入・運用する大きなメリットは、自社のニーズに合わせてシステムを自由にカスタマイズできる点、また社内で独自にセキュリティ対策を取れる点にあります。一方でデメリットとしては、導入に膨大な手間と費用がかかること、導入後のバージョンアップや外部アクセスなどのメンテナンスを自社で対応しなければならないことなどが挙げられます。
クラウド型の特徴
「クラウド型」とは
「クラウド（Cloud）」には雲という意味がある通り、空に浮かぶ雲に手を伸ばすように、ITベンダーがオンライン上に用意した共用サーバーへインターネット経由でアクセスし、そこで提供されているシステムやサービスを利用する方法を「クラウド型」と呼びます。近年はインターネット技術のめざましい普及に伴い、ワークフローシステムに限らず様々な製品やサービスがクラウド上で提供・利用されています。
クラウド型のメリット・デメリット
クラウド型システムの大きなメリットは、ITベンダーが用意したサーバーとシステムを使えるため、オンプレミス型システムと比べて導入費用が少額でおさえられる点です。導入後の保守やメンテナンス業務もベンダー側で対応するため、運用の手間もかかりません。ただし、既存のサーバーやシステムを利用するためカスタマイズ性に限界があること、またセキュリティ対策はITベンダーの対応に依存することなどがデメリットとして挙げられます。
まとめ
オンプレミス型システムはカスタマイズ性の高さやセキュリティの強さといったメリットがありますが、近年ではクラウドサービスの提供・利用も当たり前になってきました。それぞれのメリットとデメリットを正しく理解して、自社にあった形でワークフローシステムを導入しましょう。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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