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ワークフローシステムと他のツールとの違い

ワークフローシステムについて調べていると、「プロジェクト管理ツール」や「グループウェア」、「BPM」といった用語をよく目にします。ここでは、類似するこれらの用語についてそれぞれの意味や違いを説明します。

各ツールの特徴

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは数ある業務システムの1種で、申請や承認といった社内手続きを電子化・効率化するためのシステムを指します。紙文書やハンコを用いる従来のビジネスシーンでは、申請内容や文書の種類によって承認ルートが変更される、過去の申請が決済されないまま放置される、承認者不在のため決済までに余計な時間がかかるといったケースが頻発していました。ワークフローシステムを導入してこれらの手続きを電子化することで、申請状況の見える化、承認業務の円滑化、ペーパーレスによるコスト削減などにつながります。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、社内で進行中の案件やクライアントとの協同プロジェクトを一元管理するためのシステムです。主な機能としては、プロジェクトやチームメンバーごとにToDoリストの作成や各タスクの納期設定、タスク全体をガントチャートにまとめることによる進捗状況の視覚化などが挙げられます。プロジェクト管理の属人化や納期関係の抜け漏れを防ぎ、同時並行で進んでいる複数の案件に効率的に対処するために効果的なソリューションです。

グループウェアとは

グループウェアとは、チームメンバー間の情報共有をサポートする各種ツールを指す用語です。Google社のツールを例に取ると、メンバー同士がコミュニケーションを取るためのGmailやGoogle Chat、スケジュールを共有できるGoogleカレンダー、ビデオ通話ができる「Google Meet」や企業向けSNSの「Google Currents」など、それぞれのメンバーをつなぐ「ツール」がグループウェアです。

BPMツールとは

BPMとは、「Business Process Management(業務プロセス)」の頭文字を取った略称で、販売や製造に関わる一連の業務プロセスを意味します。その業務プロセスをはじめから終わりまで細分化し、それぞれのプロセスで何をすれば最終的な利益を最大化できるのかを管理するツールがBPMツールです。具体的には、製造業であれば工場、販売業であれば店舗にて、「誰が」「どの業務を」「どのように処理するのか」について業務ごとに分けて考えます。ライン作業の工場やチェーン展開する店舗にとっては、再現度の高い業務を定着させるうえで効果的なソリューションといえます。

まとめ

「ワークフローシステム」「プロジェクト管理ツール」「グループウェア」「BPMツール」はどれも一見よく似たものに聞こえますが、実際にはそれぞれ果たす役割やもたらす効果が異なります。それぞれの違いを理解したうえで、自社に必要なソリューションを考えましょう。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

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これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
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IT統制の強化
Gluegent Flow
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グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
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業務プロセスの自動化
intra-mart
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引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
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【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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