ワークフローシステムと他のツールとの違い
ワークフローシステムについて調べていると、「プロジェクト管理ツール」や「グループウェア」、「BPM」といった用語をよく目にします。ここでは、類似するこれらの用語についてそれぞれの意味や違いを説明します。
各ツールの特徴
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムは数ある業務システムの1種で、申請や承認といった社内手続きを電子化・効率化するためのシステムを指します。紙文書やハンコを用いる従来のビジネスシーンでは、申請内容や文書の種類によって承認ルートが変更される、過去の申請が決済されないまま放置される、承認者不在のため決済までに余計な時間がかかるといったケースが頻発していました。ワークフローシステムを導入してこれらの手続きを電子化することで、申請状況の見える化、承認業務の円滑化、ペーパーレスによるコスト削減などにつながります。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、社内で進行中の案件やクライアントとの協同プロジェクトを一元管理するためのシステムです。主な機能としては、プロジェクトやチームメンバーごとにToDoリストの作成や各タスクの納期設定、タスク全体をガントチャートにまとめることによる進捗状況の視覚化などが挙げられます。プロジェクト管理の属人化や納期関係の抜け漏れを防ぎ、同時並行で進んでいる複数の案件に効率的に対処するために効果的なソリューションです。
グループウェアとは
グループウェアとは、チームメンバー間の情報共有をサポートする各種ツールを指す用語です。Google社のツールを例に取ると、メンバー同士がコミュニケーションを取るためのGmailやGoogle Chat、スケジュールを共有できるGoogleカレンダー、ビデオ通話ができる「Google Meet」や企業向けSNSの「Google Currents」など、それぞれのメンバーをつなぐ「ツール」がグループウェアです。
BPMツールとは
BPMとは、「Business Process Management（業務プロセス）」の頭文字を取った略称で、販売や製造に関わる一連の業務プロセスを意味します。その業務プロセスをはじめから終わりまで細分化し、それぞれのプロセスで何をすれば最終的な利益を最大化できるのかを管理するツールがBPMツールです。具体的には、製造業であれば工場、販売業であれば店舗にて、「誰が」「どの業務を」「どのように処理するのか」について業務ごとに分けて考えます。ライン作業の工場やチェーン展開する店舗にとっては、再現度の高い業務を定着させるうえで効果的なソリューションといえます。
まとめ
「ワークフローシステム」「プロジェクト管理ツール」「グループウェア」「BPMツール」はどれも一見よく似たものに聞こえますが、実際にはそれぞれ果たす役割やもたらす効果が異なります。それぞれの違いを理解したうえで、自社に必要なソリューションを考えましょう。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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