承認経路の設定
ワークフローシステムの主な機能とも言える申請・承認のフローはどのような設定ができるのでしょうか。
この記事ではワークフローシステムでの承認経路の特徴やメリットについて紹介しています。
承認経路とは
承認経路では特定の立場の人が承認者あるいは決裁者となり、申請内容の精査するのが一般的です。申請内容は申請者・承認者を経て決裁者へと進みますが、申請内容や金額、その他の条件によって承認に関わる人数やルートが異なります。
シンプルな申請内容の場合は申請者・承認者・決裁済者とわかりやすく承認が進むことが多いですが、大規模なプロジェクトになると申請内容や金額によって複数の承認経路で申請が進むことがあります。そうなってしまうと、「今どこに何の申請が止まっているのか」の把握が難しくなってしまいます。
しかし書類を電子化したワークフローシステムならすべてのフローを可視化できるため、申請書の承認がどこまで進んだのか・どこで書類が止まっているのかを一目で確認することができます。また回付中の書類の紛失や改ざんを防ぐこともできるのも大きなメリットです。
承認経路を設定するメリット
ワークフローシステムでは、申請書類の種類ごとにあらかじめ複数の承認経路を設定することが可能です。申請者は申請時に経路を選択できるため、経路設定の手間を省くことができます。また、社内ルールにそぐわないルートを設定するなどの不正やミスを防ぐことができます。
客観的にワークフローを見ることができるため承認者や承認経由が適切かどうかを定期的に見直し・改善することができ、業務効率の向上を実現できます。
承認経路だけでなく通知の設定もできる
ワークフローシステムで申請書類を回付するメリットとして、通知機能があります。申請書類が申請されたり承認されたりすると、事前に登録しておいたメールアドレスに自動で通知がくるように設定することが可能です。そのため申請の見落としや承認忘れを防ぐことができ、スムーズに申請書類を回すことができます。
また、ワークフローシステムによってはメールの通知だけでなくSlackやチャットワークなどのチャットシステムに通知をすることも可能です。 メールで通知を受け取れるため、わざわざワークフローシステムにログインをしなくても書類の申請・承認状況を把握することができるのが魅力です。
まとめ
ワークフローシステムなら紙書類では把握しにくい回付状況も一目で確認することができます。またワークフローの見直しや改善も行えるため業務の最適化をしやすく、会社全体の業務の効率化アップにもつながります。
ぜひこの機会にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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