ジョブカンワークフロー

ワークフローシステムジョブカンワークフローを紹介します。社内の様々な申請書をクラウド管理することができ、直感的な操作性で使いやすさも魅力。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

ジョブカンワークフローの概要

ジョブカンワークフロー 引用元:ジョブカンワークフロー公式サイト(http://ccs-enet.co.jp/solution/workflow/)

ジョブカンワークフローは、社内のあらゆる申請書をクラウド管理することで、申請・承認業務を約1/3に圧縮することができるワークフローシステムです。2020年6月現在、導入実績は10,000社を超えており、数千名規模の実績もあります。高機能なのに直感的で使いやすい操作性も魅力といえるでしょう。さらに、初期費用、サポート費用無料のサービスもあります。

ジョブカンワークフローの基本的なスペック

フォーム作成・フォーム分類作成・経路作成/申請書作成・ファイル添付・メール通知/再申請・コピー申請・申請書検索/スマホでの申請・承認・却下・差し戻し・Googleアカウント連携/申請書共有・申請コメント・チャット連携

立場別に見るジョブカンワークフローの導入メリット

管理側としてのメリット

ジョブカンワークフローの初期設定にかかる時間は最短5分。新規で導入しても業務に支障はなく、その日から快適な申請、承認をスタートすることができます。稟議申請や交通費精算、支払依頼など、あらゆる申請をクラウド化することが可能です。

また、必須項目や桁数を設定することで申請不備を解消しながら、会社独自の申請フォーマットを簡単に作成することもできます。申請途中で承認経路や条件分岐が変更されてもその全てに対応することができ、申請者、承認者の工数を削減することが可能です。さらに、初期費用、サポート費用ともに無料のプランもあるため経費節減にもつながります。

申請側としてのメリット

ジョブカンワークフローは、使いやすさを徹底的に追及したUI設計であるため、直感的な操作が可能です。また、マウスでクリックして移動するだけで、稟議書などの申請フォームを簡単に作成することができます。日付や月の選択、テキスト、説明文などは必要に応じてカスタマイズ自由です。申請書類は一覧で確認することができ、過去の文書を再利用したり、承認プロセスがどうなっているかを見たりすることもできます。必須設定や入力制御機能があるため、入力内容が自動制御されることで、申請ミスや漏れを防ぐことが可能です。

承認側としてのメリット

ジョブカンワークフローの承認経路の作成はクリックのみの操作なので、わずか数分で完了することができます。会社独自の承認経路を簡単に作成することができるため、全員承認、上長承認など、承認が必要な対象に合わせた数多くのパターンに対応することが可能です。経路の数に上限はないため、規模が大きく複雑な承認経路でも作成できることも魅力といえるでしょう。

PCだけでなくスマホからの画像添付による申請、承認も行えるため、外出先からの申請・承認業務がスピーディで業務が停滞することもありません。さらに、承認放置されている申請があれば、アラート通知をさせることができるため、承認漏れを防ぐことができます。

ジョブカンワークフローの口コミ評判

あらゆる申請に幅広く活用、管理工数も削減できた

設備などの購入稟議、人事異動稟議、出張報告から、従業員の育児介護休業申請といった労務関連の申請まで幅広く活用しています。社内に限らず、どこからでも申請・承認が可能になり、承認までの時間が格段に短縮されました。また、SaaSのため自社でサーバーを持ちませんので、申請の保管工数やその容量を気にする必要がない点が助かります。承認スピードの向上だけでなく、管理工数も削減できましたよ。導入当初、従業員から機能に関する声が複数あがり、改善をお願いさせていただきました。要望の多くが機能に反映されている実感があり、どんどん使いやすいサービスに進化していると思います。

参照元:ジョブカンワークフロー公式サイト(https://wf.jobcan.ne.jp/case/case23/)
経費精算業務を年間約9000時間削減

経費精算は営業職を中心にICカード読み取り機能を活用しています。ワークフローも前システムから必要な申請書を移管しました。特に経費精算はこれまで全て移動経路・料金を手打ちしていましたので、とても便利になったと社内から喜びの声が届きました。どのくらい時間を削減できたか調査したところ、平均で営業職1名あたり一ヶ月約30分削減という結果でした。弊社には営業職が約1500名在籍していますので、1年で考えると約9000時間削減できます。これまで事務作業で消費されていた数千時間が別の業務に使えると考えると、導入効果は高いと思います。

参照元:ジョブカンワークフロー公式サイト(https://wf.jobcan.ne.jp/case/case22/)
使いやすく、誰でも簡単に設計できる

さまざまな申請・承認に活用していますが、特に問題なく運用できています。いちばん助かっている部分を挙げるとしたら、やはり設計のしやすさでしょうか。数か月前から申請まわりをジョブカンワークフローにまとめるプロジェクトを開始しました。そのプロジェクトでは、Excel関数に詳しくない人にもメンバーになってもらったんです。そうした人も、少し説明をするだけで問題なく設計ができています。それくらい本当にわかりやすいので、ありがたいですね。

参照元:ジョブカンワークフロー公式サイト(https://wf.jobcan.ne.jp/case/case21/)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。