失敗しない ワークフローシステム完全ガイド » 電子決裁とは?メリットやシステム導入の流れなどを紹介 » 無料で使える電子決裁システムの選び方や注意点

無料で使える電子決裁システムの選び方や注意点

テレワークの普及が進みつつある現在において、業務のオンライン化およびデジタル化により、決済業務にも変化が生じています。そこで、このページでは、電子決済システムの導入を検討している方のために、さまざまな会社が提供している電子決済システムのうち、無料でできるものをピックアップし、紹介しています。無料版を選ぶ際の注意点についてもあわせて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

無料版・無料トライアル期間がある電子決裁システム

Streamline

引用元:Streamline公式HP:https://streamline.mitori.co.jp/

電子承認に強みを発揮するワークフローシステムです。さまざまな定義ルートや設定ルート、機能、自動承認など、それぞれのユーザーのニーズに合う決済ワークフローシステムを構築できる、使い勝手のよさが大きな魅力です。また、ワークフローに使う申請書の作成も、ドラッグ&ドロップするだけなので、手間がかかりません。Google WorkspaceやMicrosfoft365などとの連携が可能なところも注目ポイントです。

提供元 株式会社ミトリ
無料版・無料トライアル期間 無料トライアル:30日間
特徴 ◆業務に合わせたシステム構築が可能
◆さまざまな申請書に対応可能
◆各種外部システムとの連携が可能

コラボフロー

引用元:コラボフロー公式HP:https://www.collabo-style.co.jp/

これまでの業務でExcelを使用していた方でも、問題なく申請フォームをデザインすることが可能です。ボタンを押すだけなので、事前に操作方法を勉強しておくなどの必要はありません。また、承認経路の設計がシンプルなところも注目ポイントです。用意されているパーツを、まるでパズルをするように並べていくだけでOKです。

提供元 株式会社コラボスタイル
無料版・無料トライアル期間 無料お試し:30日間
特徴 ◆Excelを使った申請フォームの作成が可能
◆業務の効率アップにつながる
◆承認経路の設定方法がシンプル

ジョブカンワークフロー

引用元:ジョブカンワークフロー公式HP:https://wf.jobcan.ne.jp/

使いやすさを追求して設計されたシステムです。パソコンはもちろんのこと、スマートフォンにも対応しているため、出先でも問題なく業務をおこなうことが可能です。また、契約後のサポートが充実しているところも魅力のひとつだといえます。メール・チャット・電話にて、無料サポートをおこなっています。

提供元 株式会社DONUTS
無料版・無料トライアル期間 無料お試し:30日間
特徴 ◆スマホでの申請および承認が可能
◆充実したサポート体制
◆操作がシンプルで簡単

無料版と有料版の違い

コストをおさえて電子決済をすることができる無料版は、確かに、とても便利なサービスだといえます。ただ、有料版と異なり、使用可能な機能に一定の制限が設けられていたり、機能の充実度がやや低くなっていたりする場合があります。

機能が制限されている例としては、利用できる人数に上限が設けられているケースなどがあげられます。ですから、従業員数が多い企業などでは業務にあたる人数もおのずと多くなるはずですから、無料版はあまり適しているとはいえないでしょう。

また、機能の充実度が低めになっている例としては、グループウェアのワークフロー機能において、シンプルな承認ルートであれば問題はなくても、複雑な承認ルートになると対応不可能になってしまうケースなどがあげられます。そうなると、業務効率化を目指す現場において、マイナス要素となってしまいます。

電子決裁システムを無料で導入する際の注意点

上述のとり、無料版では、業務を進める上で、さまざまなシーンで支障が生じる可能性を否定できません。ですから、従業員数が多い会社や承認ルートが複雑な会社などは、ワークフローを本格導入するのであれば、問題が起こりにくい有料版を選んだほうが快適に使用し続けられるでしょう。もちろん、本格導入をする際に、無料で使用できる期間が提供されている場合には、まずはそれを試し、自社に適しているかどうかを見極めておくことをおすすめします。

「目的別」
ワークフローシステム3選

目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

既存書類と同じ見た目で
デジタル化したい
Streamline
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
  • 業界最安⽔準で利⽤可能※
既存システムと
連携させたい
Gluegent Flow
Gluegent Flow
引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
様々な承認ルートに
適応させたい
intra-mart
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
  • 作り変え可のローコード開発
【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
Streamline…紙のフォーマットを電子化できるクラウド型ワークフローサービスのうち、月額費用が最も安いシステム(2022年3月公式サイト調査時点)
Gluegent Flow…Google Workplace / Microsoft365のアプリとして使えるワークフローとして最安(2022年3月公式サイト調査時点)
Intra-mart…グローバルを含めた全社規模の統一基板となるワークフローシステムとしてシェアNo.1※

(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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