ワークフロー運用のポイントとは？
ワークフローを作成するうえで大事なことは、目的や誰の承認の得ているのかを明確にする、必要な書類のフォーマットを作る、見やすいように図式化することです。
ワークフローを導入したけれど成果が出なかった例として、ワークフローのカスタマイズが難しく使い勝手が悪い、システムの管理体制が整っていない、使い方がわからないなどが挙げられます。
では、ワークフロー運用を成功させるためにどうすればよいのでしょう。
ワークフロー運用で押さえておきたいポイント
ワークフローを運用するためには、デジタル化に対応できるように社内のルールを見直すことです。変更せずに運用を始めると、うまく活用できなかったり、今までより手間がかかってしまうことがあります。手間を省いて効率良く業務をおこなうためにも一度社内ルールを見直してください。
以下では、ワークフロー運用で押さえておきたいポイントを2つご紹介しますので参考にしてください。
イレギュラー対策をしておく
ワークフローを運用するうえで、イレギュラーなケースにも対応できるように前もって対策を取っておくことが大切です。承認者や承認ルートを決めておくと業務が滞りなくスムーズに進みますが、承認者の管理者が不在の場合、そこで業務の流れはストップしてしまいます。これでは、ワークフローを運用しても活用できていません。
承認者の管理者が不在の場合の対処法として代理の承認者や代替ルートの定義を決めておくといいでしょう。
予期せぬ事態が起きたときは、ツールを活用して事前にアラートや通気機能で知らせるという方法もあります。
素早く対応するために、ルールや手順の見直しや代替ルートの明確化など、イレギュラーなケースも対応できるように準備しておくと、ワークフローの運用も滞りなく進み、業務の効率化にもつながります。
いつでも閲覧可にしておく
ワークフローを運用するポイントとして、従業員に周知して従業員がいつでもワークフローの進捗やステータスを閲覧できるようにしましょう。
従業員に周知するには、社内のメールで案内したり、社内研修やミーティングで説明したり、チャットツールを活用して情報を共有するといった方法があります。
定期的に情報を発信したり、社内教育をおこなうことで、従業員にワークフローの使い方やワークフロー運用のメリットについて知ってもらうことが大切です。
申請や承認の手間を軽減するには、ワークフローシステムの導入を検討してみましょう。紙ベースをデジタル化することで生産性の向上やコスト削減ができます。
まとめ
ワークフロー運用のポイントはいくつかありますが、この記事では「イレギュラー対策をしておく」「従業員がいつでも閲覧可能にしておく」ことについて紹介しました。
ワークフローを運用すると、承認ルートを明確に設定し記録されるため未承認のまま進行することはありません。また、承認者の権限を制御すれば不正な承認や書類の改ざんも防ぐことができます。未承認の物品の購入や知らない間に書類に捺印されていたなどのトラブルが起きることはないでしょう。
業務のプロセスの透明性が向上することで、内部統制の強化につながります。
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