ワークフローシステム導入のポイント
ワークフローシステム導入に失敗しないためには、導入時にどのようなポイントに気をつけなければならないのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムを有効活用できない企業の代表例や、システム導入時に確認しておきたいポイントについて紹介します。
ワークフローシステム導入で起こりがちな失敗
自社の業務フローに合わない、また合うようにカスタマイズできない
「自社に合ったシステムを選ぶこと」は当たり前のように思えますが、意外にもここで失敗する企業が少なくないのが事実です。一括りにワークフローシステムといえど、搭載されている機能や対応している業務フロー、またそれぞれの機能や承認ルートをどれくらい自由にカスタマイズできるのかはシステムによって異なります。ワークフローシステムを導入する際には、そのシステムが本当に自社に合っているのかを正しく判断することが重要です。
システムの操作や機能が複雑で使いこなせない
次に起こりやすい失敗が、自社に合ったシステムを選び抜いたのはいいものの、肝心の操作が複雑すぎてシステムの機能を十分に活用できないというケースです。ワークフローシステムは製品によって搭載されている機能の数に差がありますが、機能が多ければ多いほど便利というわけではありません。自社が本当に必要としている機能を搭載していて、誰でも直感的に操作できるシステムを選ぶことが大切です。
外部のシステムやアプリと連携できない
最後に見落としたくないのが、システムの外部連携についてです。すすでに社内で運用しているシステムやアプリがある場合、ワークフローシステムによってはそれらのシステムやアプリとデータ連携することでより複雑な業務処理が可能になるケースもあります。経費精算システムや勤怠管理システムなど、他の業務システムと連携できるかどうかは確認しておきましょう。
ワークフローシステムを導入する前に確認すべきポイント
柔軟にカスタマイズできるか
新たにワークフローシステムを導入する際には、システムに搭載されている基本機能はもちろんのこと、それらの機能や初期設定をどれくらい自由かつ簡単にカスタマイズできるのかを確認しておきましょう。業務に合わせて承認ルートを切り替えられる、必要に応じて機能を追加できるなど、カスタマイズの自由度が高いシステムを選ぶのが失敗しないポイントです。
社員が直感的に操作できるシステムか
次に、システム運用が現場社員にまで浸透しやすいように、操作しやすいシステムを選ぶことも重要です。ワークフローシステムによっては、プログラミングの知識や経験がなくても簡単に申請フォームを作成できたり、エンドユーザーが自ら操作画面をカスタマイズできたりする製品もあります。「社内の誰もが使いこなせられるか」という観点からシステムを見定めましょう。
必要な外部システムと連携できるか
すでに社内で他社のシステムやアプリ効率的に運用できている場合、新たに導入するワークフローシステムがそれらの既存システムと連携できるかどうかも確認しましょう。ワークフローシステムの中には、会計システムや勤怠システム、顧客管理システムなど周辺分野のシステムとデータ連携してより高度な業務効率化、自動化を実現できるものもあります。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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