ワークフローシステムのメリット
企業がワークフローシステムを導入するのにはどのようなメリットがあるのでしょうか。また、ワークフローシステム導入にデメリットはないのでしょうか。ここでは、ワークフローシステム導入で得られるメリットと考えられるデメリットをまとめて紹介します
ワークフローシステムのメリット
文書作成・管理業務を効率化できる
ワークフローシステムを導入する最大の目的は、書類を作成・管理するのにかかる手間や費用を削減することです。紙文書を使って申請・承認業務を行う場合、何か申請するたびに承認者からハンコをもらう手間がかかるほか、書類の印刷代や郵送代、さらには過去の書類を保管しておくスペースも必要になります。ワークフローシステムを導入すれば、申請業務に必要な書類や承認手続きをすべて電子化できます。
申請〜承認の決済がスピーディになる
ワークフローシステムによって承認業務を電子化することによって、申請から決済までにかかる時間を大幅に短縮できます。ハンコが必要だった従来の承認業務と比べ、ワークフローシステムによる申請・承認は社内PCから手軽に実行できます。システムによってはポータル機能を搭載しているケースもあり、スマホやタブレットを使って社外からでも各種申請・承認が行えるため、スピーディな決済が可能になります。
アクセス権限の一元管理により、内部統制を強化できる
ワークフローシステム導入には業務効率化という側面のほかに、企業の内部統制を強化できるというメリットもあります。システム上では社員ごとのアクセス権限を設定できるため、その情報は「誰が」「どこまで」見たり編集したりする権利があるのかを明確化することで情報漏洩などのリスクを未然に防げます。またシステム上では「いつ、誰が、この文書に手を加えたか」という変更履歴も残るため、文書改ざんなどのトラブル防止にもつながります。
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ワークフローシステムのデメリット
既存の業務フローがシステムに合わない
上述のとおり導入メリットが豊富なワークフローシステムですが、一方でいくつかのデメリットも考えられます。まず、システムによっては自社の業務フローに合わせた承認ルートを設定できないというケースが挙げられます。「ワークフローシステムを導入した結果、帰って業務フローが複雑化した」という事態を引き起こさないように、自社の業務プロセスに合ったシステムを選ぶ必要があります。
システム操作が難しい
次に、システムを導入したは良いが操作が難しく、社員の間でシステム運用が定着しないというケースもあります。ワークフローシステムにはプログラミングなどの専門知識がなくても直感的に利用できるデザインの製品も多く作られているため、あらかじめ使いやすさを確認しておきましょう。
外部システムとの連携できない可能性がある
最後に、すでに社内で他の業務システムやアプリを運用している場合、新たに導入するワークフローシステムが既存のシステム・アプリと連動できないというリスクもあります。ワークフローシステムを既存システムと連携できれば、より高度な業務処理も可能になるため、システム選定時はどのような外部製品との連携に対応しているかを把握しておくのがおすすめです。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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