稟議書の電子化
稟議とは、そもそもは「上位の人に申し上げること」を意味し、本来は「ひんぎ」と読んでいたものが、現在では「りんぎ」のほうが一般化しています。
ビジネスにおいては社内稟議とも呼ばれ、他社との契約や物品の購入といった説明を文書化し、それを上司などから承認を得るときの言葉として用いられています。
ただ、以前は紙だったこの稟議書も、電子化することでさまざまなメリットを得られるようになりました。
稟議書を電子化するメリット
業務のスピードアップ
紙の場合、承認を得るには上司に稟議書を一旦手渡しする必要があります。しかし、上司が必ずしもデスクにいたり、社内いたりするとは限りません。上司が不在だと承認までに時間を要してしまうこともたびたび。
そこで、稟議書を電子化することで、パソコンやスマートフォン、タブレットなどにより、上司は移動中や出先であっても稟議書に対する承認を行うことができるようになります。
承認が素早くすることで、業務もいちいち停滞せず、スムーズに進行します。
業務の効率アップ
稟議書を電子化することで、書類のテンプレートが利用できるようになります。これにより稟議書を効率良く作成できるようになり、業務がスムーズに進みます。また、過去に作成した稟議書を簡単に検索できるようになるのも電子化のメリットと言えるでしょう。
コストの削減
稟議書に限りませんが、紙の書類を電子化すると、用紙代や印刷代などのコスト削減になります。さらには稟議書の保管スペースも、管理作業も必要なくなるのが大きなポイント。場所代や人件費の削減も目指すことができます。
稟議書を電子化する注意点
システムの導入とその費用が必要になる
稟議書を電子化する際には、一般的にワークフローシステムの導入と、そのために費用が必要となります。
また、一口にワークフローシステムと言ってもさまざまな種類やメーカーが存在するので、しっかりと比較検討してから導入するのがおすすめです。
システムが自社に合っているか、本当に必要な機能がそろっているかなど確認を。
データ管理が必要不可欠
電子化された稟議書にはデータ管理が必要です。ただ単にPDFで保管していただけでは、必要なときすぐにデータを取り出せず、紙の書類よりも手間や時間がかかってしまうことになります。
そのためには、ワークフローシステムを導入する際、社内でデータの保存場所やファイル名のルールなどをあらかじめ決めておかなければなりません。
DXにもつながる稟議書の電子化
稟議書の電子化は、DXにもつながります。DX（デジタル・トランスフォーメーション）とは、デジタル技術によって生活や社会を変えていくこと。
稟議書の電子化によって、業務内容もこれまでとは違った形になる可能性があります。より働きやすい現場へと、さまざまな変化とともに一歩ずつ近づいていっているのです。
ワークフローシステム
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