電子決裁システムの比較ポイントは？
デバイス上で決裁処理を行うことができる電子決裁システム（ワークフローシステム）は、世の中にさまざまな種類があります。ここではどのソリューションを採用するかを検討する際に比較すべきポイントを紹介していきます。
比較ポイントについて
自社の企業規模に合っているか
決裁処理は稟議や申請を承認する処理・フローのことですが、これは企業規模によって手続きの煩雑さが変わります。承認に至るまでのセクションが多ければ多いほど時間がかかりますし、本社と事業所に地理的遠隔性があるとさらに時間や手間がかかることになります。特に自社で独自のルールを設けている場合は長期化や複雑化も課題となることがあり、直列や並列、引上承認・一括承認などさまざまなアクションに柔軟に対応できる機能があるとより便利でしょう。さまざまなシーンやケースに対応できるものをはじめ、条件分岐や自動経路選択など柔軟なワークフローと高い機能を持つソリューションは重宝されるでしょう。
利用したい申請書に対応しているか
電子決裁システム（ワークフローシステム）を導入するにあたっては、既存の申請・稟議システムとどうマッチするかも重要なポイントでしょう。例えばWordやExcelなどといったOffice系のソフトで申請書類を運用している場合であれば、その書式をそのまま使用できると非常に便利です。手続き自体は電子化したいが、既存のフォーマットを崩したくないという場合には、WordやExcelの他にPDFをそのままインポートできるようなサービスもよいでしょう。一方でフォーマット自体も新たに作成したい、というような場合にはシステム上で最初から作成できるようなソリューションを選ぶことをおすすめします。自社の現在における運用状況を踏まえたうえで、どのようなシステムを導入するか検討するようにしましょう。
社内のどの業務まで対応させるのか
申請の内容によっては他の管理業務と連携すると便利な場合があります。例えば休暇関連の申請であれば勤怠管理システムに、費用申請であれば経費精算システムに、業務日報などの回覧・共有であればCRMツールにというように、各システムの横連携が図れると非常に便利です。電子決裁システム（ワークフローシステム）を導入するにあたっては、どのシステムでどの業務に対応させるのかをしっかりと検討しておくとより高い導入効果が得られます。また、既存の業務システムの見直しも行いたい、というニーズがある場合、バックオフィス関連のソリューションと一体化したシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
電子決裁システム（ワークフローシステム）は、業務効率化を図るという目的で導入されるものです。従って既存業務や既存のシステムとの親和性が重要なポイントであり、自社内の承認フローや経由するセクションの数などにも留意しておく必要があります。導入後により高い導入効果を得るためには、しっかりと自社の状況を踏まえたうえで適したソリューションの選定・検討を行うようにしましょう。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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