電子決裁のメリット・デメリット
テレワークの普及や業務効率化のために、電子決済を考えている企業も多いと思います。経費精算や稟議、見積もりなど、電子決済を導入すれば、スピード化やコスト削減といった、メリットが得られるでしょう。しかし一方で、どのようなシステムにもデメリットはつきものです。電子決済も同様で、メリットがあればデメリットも存在します。ただ、どのようなデメリットがあるのかを知ることで、対策が可能になることも確かです。メリットとデメリットを知り、電子決済の導入前にぜひお役立てください。
電子決裁のメリット
電子決済を導入するメリットは多くあります。その代表的なものとして、ペーパーレス化の実現、記入ミスと不正防止、内部統制の強化などがあげられるでしょう。これらの代表的なメリットを詳しく紹介していきます。
ペーパーレス化の実現
電子決済のイメージとして、真っ先に浮かぶのが「ペーパーレス化」ではないでしょうか。ペーパーレスは、コスト削減と作業効率の向上につながります。コスト面では、紙代、印刷コスト、そして、プリンタなどオフィス機器のコスト削減にも貢献するでしょう。
作業面では、データの検索、照会が飛躍的にスピードアップすると考えられます。そうなれば、労働環境の改善にもつながります。また、ペーパーレスによって、電子印鑑が導入されれば、判子をもらうために、会社に行く必要もなくなります。出張や営業の外回りも効率的にできるでしょう。そして、ペーパーレスは、企業イメージの向上にも貢献します。「持続可能な社会の実現」に向けて、紙資源の使用を必要最低限にしていくことは、社会的な要求でもあるからです。
記入ミスと不正防止
紙の書類の場合には、記入ミスがあると、はじめから書き直しということもあるでしょう。そうなれば、時間も手間もかかってしまいます。一方で、電子決済では、システム上で決められた記入形式がありますので、記入ミスは起こりづらくなっています。もし、ミスが発生をしても、すぐに修正ができることもメリットです。また、オンライン上の決済であれば、不正をしづらくなり、社外秘などの情報も、閲覧制限を設けることで、情報漏洩の対策が可能です。
内部統制の強化
決済については、社内でマニュアルがあるかもしれませんが、意外に細かいルールが決まっていない場合もあります。しかし、電子決済を導入する場合は、ルールに基づき処理するシステムを構築する必要があるので、いままで曖昧だった点が明確になる可能性があります。これは、社員間でルールを遵守する気運を高める効果もあり、内部統制につながるでしょう。
電子決裁のデメリット
システム導入にコストがかかる
電子決済の導入にかかわるデメリットは、一時的にかかるコストと考えられます。システムを導入するコストはもちろんですが、システムを運用する人員の確保も必要となってくるでしょう。
新たに雇用するまではいかないかもしれませんが、人員の調整や講習会への参加といったコストがかかります。また、社内での教育、マニュアルの作成なども必要です。ただ、新たなシステムを導入する場合、こうしたコストはかかってくるもの。企業としてはチャレンジしていく姿勢も大切と言えます。
まとめ
今回は電子決済のメリット・デメリットについて、ご紹介しました。コスト削減や作業効率化などのメリットに対して、デメリットは導入コストがあげられます。
しかし、業務の効率化を図ることができれば、一時的な導入コストは、すぐに回収ができるとも考えられます。費用対効果をよく検討して、より良い判断をしてください。
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