承認・差し戻し
ワークフローで差し戻しが発生すると業務が滞ってしまい、作業工数や負担が増えてしまいます。
差し戻しが発生しないよう、この記事ではワークフローの差し戻しが発生する原因と対策についてまとめました。
ワークフローの「差し戻し」とは
差し戻しとは、申請者が申請した申請書に対して、承認者や決裁者が申請内容の見直しや修正を依頼するために申請書を申請者に戻すことです。
差し戻しが発生すると、申請経路に関わる方々の手間を要するだけでなく、業務の進捗にも支障をきたします。そのため差し戻しを発生させないような業務フローの見直しや改善に取り組むことが大切となっています。
差し戻しが発生する原因
申請書が差し戻しされる原因としては、下記のようなことが考えられます。
- 申請書の内容に不備があった
- 申請書に添付する書類に不足があった
- 古い書式の申請書を使用していた
- 申請内容と異なる申請書を使用していた
差し戻しの原因の多くは申請する側による不備が多く見受けられます。申請者は申請書を申請する前にしっかりと手順や必要内容を確認する必要があります。また、申請者がきちんと申請できるよう、わかりやすくマニュアルを完備することも大切でしょう。
差し戻しを発生させないために
申請書の差し戻しを発生させないために、下記のような対策をとることができます。
- 申請書の記入箇所を必要最低限にする
- 申請書の内容を事前にチェックする仕組み
- 申請書の書式を常に最新に保つように管理する
申請前にきちんと申請書に不備がないか確認ができれば、差し戻しが発生する確率をグンと減らすことができます。そのためには申請者がきちんと申請書を申請できるように、環境を整える必要があると言えるでしょう。
ワークフローシステムなら申請書の管理ができる
社内の業務フローを一括で管理できるワークフローシステムなら、申請書に入力された内容を自動でチェックすることが可能です。また書式も社内にわかりやすく共有できるため、最新の書式を探す手間がなくなります。
またシステムによっては入力補助機能が整っているため、郵便番号での住所の自動入力や文字・日付の自動入力など、申請ミスや記入漏れを大幅に減らすことができるのも大きな特徴です。検索機能を使えば、過去に申請した申請書の検索もできます。
申請書を電子化すれば業務の効率が上がるだけでなく、書類の紛失や改ざんも防ぐことができます。ぜひこの機会にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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