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承認・差し戻し

ワークフローで差し戻しが発生すると業務が滞ってしまい、作業工数や負担が増えてしまいます。
差し戻しが発生しないよう、この記事ではワークフローの差し戻しが発生する原因と対策についてまとめました。

ワークフローの「差し戻し」とは

差し戻しとは、申請者が申請した申請書に対して、承認者や決裁者が申請内容の見直しや修正を依頼するために申請書を申請者に戻すことです。

差し戻しが発生すると、申請経路に関わる方々の手間を要するだけでなく、業務の進捗にも支障をきたします。そのため差し戻しを発生させないような業務フローの見直しや改善に取り組むことが大切となっています。

差し戻しが発生する原因

申請書が差し戻しされる原因としては、下記のようなことが考えられます。

差し戻しの原因の多くは申請する側による不備が多く見受けられます。申請者は申請書を申請する前にしっかりと手順や必要内容を確認する必要があります。また、申請者がきちんと申請できるよう、わかりやすくマニュアルを完備することも大切でしょう。

差し戻しを発生させないために

申請書の差し戻しを発生させないために、下記のような対策をとることができます。

申請前にきちんと申請書に不備がないか確認ができれば、差し戻しが発生する確率をグンと減らすことができます。そのためには申請者がきちんと申請書を申請できるように、環境を整える必要があると言えるでしょう。

ワークフローシステムなら申請書の管理ができる

社内の業務フローを一括で管理できるワークフローシステムなら、申請書に入力された内容を自動でチェックすることが可能です。また書式も社内にわかりやすく共有できるため、最新の書式を探す手間がなくなります。

またシステムによっては入力補助機能が整っているため、郵便番号での住所の自動入力や文字・日付の自動入力など、申請ミスや記入漏れを大幅に減らすことができるのも大きな特徴です。検索機能を使えば、過去に申請した申請書の検索もできます。

申請書を電子化すれば業務の効率が上がるだけでなく、書類の紛失や改ざんも防ぐことができます。ぜひこの機会にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

業務フローのペーパレス化
Streamline
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
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IT統制の強化
Gluegent Flow
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引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化
intra-mart
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引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
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【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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