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ペーパーレス化の方法

業務の効率化やセキュリティ向上のためにペーパーレス化を進める企業が増えていますが、ペーパーレス化を進めるには具体的にはどうすればいいのでしょうか。この記事ではペーパーレス化の方法をわかりやすく解説していきます。

ペーパーレス化をする3つの方法

スキャニング

複合機などのスキャン機能を利用して紙文書を電子化する方法です。 スキャンした手書き文字や入力した活字を認識し、CSVなどのデータファイルとして出力する文書管理システムなどのサービスもあります。

ワークフローシステム

社内文書の作成から支払いまでの業務手続きを電子化するシステムです。外出先から業務手続きができるだけでなく、手続きの流れを確認したり、承認日などの情報を記録することも可能です。

電子契約システム

クライアントとの契約を電子化するシステムです。紙の契約書に印鑑を押す代わりにインターネット上でデジタルの押印や署名を行い、契約を締結することができます。

ペーパーレス化の手順

ペーパーレス化の目的の明確にする

ペーパーレス化の仕組みをうまく活用するためには、コスト削減目標や業務改善目標など、ペーパーレス化にすることの意義や目的を明確にすることが大切です。

ペーパーレス化する業務や文書の決定

一度にすべての業務や文書をペーパーレス化するのではなく、ペーパーレス化の範囲や優先順位を決めて少しずつ進めます。ペーパーレス化にはコストだけでなく労力も必要なため、業務プロセスなどの見直しが必要となります。

電子化文書の運用ルールやマニュアルの整備

電子化(ペーパーレス化)された文書をどう扱うかというルールを決めることも重要です。ファイルの保存方法や保存期間、アクセス権限などのルールをしっかりと決めておきましょう。

また、研修期間を設けたり、マニュアルを作成するなど、スムーズに導入できるような体制を整えることも大切です。

過去文書の電子化

新規に発生する書類のペーパーレス化だけでは業務の効率があがりにくいため、過去の文書もペーパーレス化する必要があります。膨大な量の文書をペーパーレス化するのは労力コストがかかるため、代行業者に依頼するのもひとつの手です。

まとめ

ペーパーレス化を効率よく進めるためには、まずはペーパーレス化をすることによって業務の効率化があがる分野からピンポイントで導入し、少しずつ範囲を広げていくといいでしょう。

ただ実際にペーパーレス化に取り組むと予想以上に負担に感じることもあるため、代行業者に依頼をしたり、文書管理システムやワークフローシステムを効果的に導入するのがおすすめです。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

業務フローのペーパレス化
Streamline
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こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
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IT統制の強化
Gluegent Flow
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引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化
intra-mart
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こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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