外出先でも利用できる？
「社外からでもアクセスできるワークフローシステムを導入したい」という企業は多いでしょう。ここでは、外出先からでも利用可能なシステムを選ぶうえで重要になる「オンプレミス型」と「クラウド型」という考え方について解説します。
ワークフローシステムには2種類ある
社内ネットワークを使う「オンプレミス型」
ワークフローシステムに限らず、ソフトウェア製品を利用するうえで従来ポピュラーだったのが「オンプレミス型」と呼ばれる利用方法です。これはネットワークサーバーや通信回線など、システム運用に必要となるITインフラを自社内に構築・用意する方法で、システムのカスタマイズやセキュリティ対策が自由にできる点がメリットです。一方で、システム導入や運用、保守、メンテナンスに膨大な手間と費用がかかる点がデメリットとして挙げられます。
社外サーバーとインターネットを使う「クラウド型」
自社専用サーバーを構築するオンプレミス型に対して、外部のITベンダーが用意した共用サーバーにインターネット経由でアクセスし、そこで提供されているシステムやサービスを利用する方法を「クラウド型」と呼びます。クラウド型はオンプレミス型と異なり、システムのカスタマイズに限界があり、セキュリティ対策もITベンダーに依存する点がデメリットですが、オンプレミス型と比べると格段とリーズナブルに導入、運用できるのがメリットです。
外出先から利用するなら「クラウド型」の導入が必須
モバイル対応による申請・承認業務の効率化
「オンプレミス型」システムは自社ネットワークがある環境でしかアクセスできないため、社外からもアクセス・利用できるワークフローシステムを探しているのであれば「クラウド型」の製品を探す必要があります。とくに近年はリモートワークの普及など働き方が多様化しており、外出中の社員や在宅スタッフでもスマホやタブレットから簡単にアクセスできるクラウド型ワークフローシステムが多く選ばれている傾向にあります。
セキュリティ対策に注意
利便性に優れた クラウド型ワークフローシステムですが、実際に導入するとなるとセキュリティ対策に注意が必要です。上述の通り、クラウド型のシステムやサービスではITベンダーが用意したサーバーを他のユーザーと共用することになり、サーバーのセキュリティ対策はITベンダー側に任せきりとなります。そのため、セキュリティ性に優れたシステムや何か起きた際のアフターフォローが手厚いITベンダーを選ぶことが重要です。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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