回覧文書のルールと書き方は？
企業が社内コミュニケーションツールとして運用する回覧文書には、より効率的に情報を伝達するために知っておきたい書き方が存在します。ここでは、回覧文書のわかりやすい書き方や、回覧文書を電子化するメリットをまとめて紹介します。
回覧文書を作成するときのポイント
シンプルでわかりやすい内容にする
社内向けの回覧文書は、誰が読んでもすぐに理解でき、誤解を生じさせないようなシンプルな書き方を徹底しましょう。回覧文書は社員一人ひとりが速やかに閲覧して次のメンバーへ回すという情報伝達方法なので、もし書いている内容が分かりにくければ最後の人まで情報が伝達するまでに膨大な時間を要してしまいます。また、仮にスピーディに回覧文書が行き届いても、内容を誤解しているメンバーがいては回覧文書の意味がありません。前文や末文、余計な敬語表現といった無駄な内容は極力省略し、要点は箇条書きにするなど、分かりやすい書き方を心がけましょう。
返信を義務化し、回覧リストを作る
次に、回覧文書を閲覧したメンバーからは、メールやチャットなどの方法で閲覧した旨を返信してもらいましょう。返信を義務化することで、現状どこまで回覧文書が回っているのか、まだ文書に目を通していないメンバーは誰なのかをリストアップすることができます。情報伝達の進捗状況を可視化することはとても重要なので、回覧文書を作成する際は「読み終わったら必ず返信すること」という指示内容を明記しましょう。
回覧文書を電子化するメリット
回覧状況の見える化と円滑化
紙媒体で回覧文書を運用していると、いま文書が誰の手に渡っているのか、文書に目を通していない人は残り何人なのかといった回覧状況が分かりにくいのが欠点です。この回覧文書を電子化することにより、どのくらいのメンバーへ情報が伝達されたのかが管理者画面からひと目で把握できるようになり、文書の開封が済んでいないメンバーへの催促も容易になります。
ペーパーレス化によるコスト削減と業務効率化
回覧文書に限らず、社内で運用する文書を電子化することはペーパーレス化につながり、企業に様々なメリットをもたらします。回覧文書を例に取ると、文書を印刷する手間や印刷代の削減、さらに運用している回覧文書を保存・破棄する手間やスペースも軽減できます。また、ペーパーレス化は紙資源の節約にもつながるため、環境保全の重要性が叫ばれる現代においては時代の要請ともいえます。
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