申請書の検索
ワークフローシステムには申請書や稟議書の検索機能が備えてありますが、この検索機能はどのように活用すればいいのでしょうか。
この記事ではワークフローシステムの検索機能でできることや検索方法の活用方法について詳しく紹介していきます。
申請書の検索とは
ワークフローシステムには申請書や稟議書をデジタル上で作成して申請・承認のフローを行うだけでなく、高度な検索機能が備わっています。この検索機能を使えば、過去の申請書類や稟議書を素早く検索してその書類の書式をコピーし、新たな書式を作成することができます。過去の申請書類の書式を参考にすれば新しく書式を作る際の時間短縮になるだけでなく、申請内容の不備を防ぎ、差し戻しによる業務効率の低下を防ぐことにもつながります。
会社の規模が大きくなってくると申請書や稟議書の数が多くなるため、該当の文章を探すだけでも膨大な手間や時間がかかってしまいます。しかしワークフローシステムの全文検索機能を活用すれば書類を簡単に検索することができ、業務の効率を大幅にアップすることができます。
申請書の検索でできること
ワークフローシステムの文書検索機能では、主に文書内の単語や作成日・申請日などで絞り込むことができます。また、部分一致や完全一致、and検索、or検索、大文字・小文字、全角・半角などの表記の揺れなどにも対応した高度な検索機能が備わっているワークフローシステムや、添付ファイルの中身まで検索できるシステムもあります。
申請書の検索のメリット
紙で書類を保管している場合、過去の申請書や稟議書を探す際にキャビネットからひとつひとつ素類を取り出して探す必要があり、手間や時間がかかってしまいます。しかし紙書類を電子化すれば、ワークフローシステムで申請日や申請者、申請書内の情報など、様々な条件で申請書を簡単に検索することができます。また監査への対応もスムーズになり、コンプライアンスの強化にもつながるでしょう。過去書類をただ検索できるだけでなく、帳票を選択・データ出力し、柔軟な集計・分析が可能となるのも、ワークフローシステムの魅力です。
書類を保管するスペースの必要がなくなるのもメリットです。承認業務の効率化だけでなく、他の業務も効率に行えるワークフローシステム。当サイトではワークフローシステムについて様々な角度から比較をしているので、この機会に導入を検討している人はぜひ参考にしてください。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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